CHARTE ÉTHIQUE FOURNISSEURS

Engagements de conduite des affaires demandés à tout fournisseur et prestataire d'ESM

R01-P03-F02 · Indice 00 — N° fournisseur (registre ESM) :  

LE FOURNISSEUR SOUSSIGNÉ :

Raison sociale :  

Forme juridique et pays d'immatriculation :  

Adresse du siège social :  

N° d'immatriculation (RNE, RCS ou équivalent) :  

Périmètre de fourniture (produits, procédés, sites) :  

ci-après le « Fournisseur », représenté par la personne dûment habilitée dont l'identité et la qualité figurent au bloc de signature ci-après,

adhère à la présente charte au bénéfice de ENGINEERING SOLUTION AND MACHINING – ESM, société à responsabilité limitée de droit tunisien au capital de 3 400 000 dinars, immatriculée au Registre national des entreprises sous l'identifiant unique n° 1651311R, dont le siège social est situé Bâtiment industriel N°4, Cité El Mzoughi, Z.I. Bir El Kassaâ, 2059 Ben Arous, Tunisie, ci-après « ESM ».

PRÉAMBULE

ESM usine des pièces et sous-ensembles de précision pour l'aéronautique, le spatial et la défense, dans le cadre d'un système de management de la qualité certifié EN 9100 et ISO 9001. Les donneurs d'ordres d'ESM lui imposent des engagements de conduite des affaires, de respect des droits humains, de protection de l'environnement, de contrôle des exportations et de sécurité de l'information, qu'ESM répercute à sa chaîne d'approvisionnement.

La présente charte énonce les engagements minimaux demandés à tout fournisseur et prestataire d'ESM. Elle ne se substitue pas aux obligations légales du Fournisseur, qui restent applicables lorsqu'elles sont plus exigeantes.

Article 1 – Champ d'application et valeur de la charte

1.1  La charte s'applique à toute relation d'affaires entre ESM et le Fournisseur, quelle que soit la nature de la fourniture ou de la prestation, ainsi qu'aux dirigeants, salariés, intérimaires, agents et sous-traitants du Fournisseur intervenant pour ESM.

1.2  La charte fait partie des documents contractuels visés à l'article 3 des conditions générales d'achat R01-P03-F01 d'ESM. En cas de contradiction, les stipulations les plus protectrices s'appliquent.

1.3  Le Fournisseur signe la charte avant la première commande, ou au plus tard lors de sa qualification, et la renouvelle à chaque nouvel indice. L'exemplaire signé est conservé par ESM pendant la durée de la relation et dix (10) ans après son terme.

Article 2 – Éthique des affaires, anticorruption et trafic d'influence

2.1  Le Fournisseur s'interdit toute forme de corruption, active ou passive, publique ou privée, ainsi que tout trafic d'influence : aucun paiement, don, commission occulte, avantage ou service ne peut être offert, promis, sollicité ou accepté en vue d'obtenir ou de conserver un marché ou un avantage indu. Les paiements dits de facilitation sont interdits.

2.2  Le Fournisseur respecte la législation anticorruption applicable, notamment la législation tunisienne, le UK Bribery Act 2010 et le Foreign Corrupt Practices Act américain lorsqu'ils s'appliquent, ainsi que les engagements que ses propres clients lui répercutent.

2.3  Les cadeaux et invitations envers le personnel d'ESM sont proscrits au-delà des usages symboliques. Tout cadeau ou invitation dont la valeur excède cinquante (50) dinars est refusé ou, s'il ne peut l'être, déclaré sans délai au référent éthique d'ESM en vue de son inscription au registre des cadeaux.

2.4  Le Fournisseur déclare à ESM, avant la commande puis dès sa survenance, tout conflit d'intérêts réel ou apparent : lien familial, personnel, financier ou capitalistique entre ses dirigeants ou salariés et un collaborateur d'ESM, ou toute autre situation susceptible d'influencer une décision d'achat.

2.5  Le Fournisseur respecte le droit de la concurrence : aucune entente sur les prix, répartition de marchés, soumission concertée ni échange d'informations commercialement sensibles avec ses concurrents. Il respecte également la réglementation applicable en matière de blanchiment et de financement du terrorisme.

Article 3 – Loyauté des fournitures, prévention de la fraude et des pièces contrefaites

3.1  Le Fournisseur ne livre que des produits authentiques, neufs et conformes à la commande, approvisionnés auprès du fabricant d'origine ou de ses distributeurs agréés. Il ne falsifie, ne modifie ni ne réémet aucun certificat, procès-verbal ou enregistrement.

3.2  Le Fournisseur met en œuvre un processus de prévention et de détection des pièces suspectes et contrefaites. Toute pièce suspectée est mise en quarantaine, signalée immédiatement à ESM et, après décision, rendue inutilisable de manière irréversible ; elle n'est en aucun cas remise dans le circuit commercial.

3.3  Le Fournisseur signale sans délai à ESM tout événement, défaut ou doute susceptible d'affecter la sécurité du produit, y compris après livraison, ainsi que toute non-conformité détectée sur une fourniture déjà livrée.

3.4  Aucune pression commerciale, aucune contrainte de délai et aucun objectif de performance ne peut justifier la dissimulation d'une non-conformité, la falsification d'un enregistrement ou la livraison d'une pièce non conforme.

Article 4 – Droits humains et conditions de travail

4.1  Le Fournisseur respecte les droits humains et les conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail. Il proscrit le travail forcé, le travail obligatoire, la servitude pour dettes, la traite des êtres humains et la confiscation des documents d'identité, ainsi que le travail des enfants.

4.2  Le Fournisseur applique une politique de non-discrimination et interdit tout harcèlement et toute violence au travail. Il respecte la liberté d'association et le droit à la négociation collective, la réglementation sur la durée du travail et le repos, et verse une rémunération au moins égale au minimum légal ou conventionnel applicable.

4.3  Le Fournisseur assure des conditions de santé et de sécurité au travail conformes à la réglementation : évaluation des risques, formation, équipements de protection, prévention des accidents et des maladies professionnelles.

4.4  Le Fournisseur n'a pas recours au travail dissimulé et remet à ESM, sur demande, les attestations sociales et fiscales prévues à l'article 15.5 des conditions générales d'achat. Il est informé que le règlement (UE) 2024/3015 interdira, à compter du 14 décembre 2027, la mise sur le marché de l'Union de produits issus du travail forcé.

Article 5 – Environnement

5.1  Le Fournisseur respecte la réglementation environnementale applicable à ses activités : autorisations d'exploitation, rejets, gestion et traçabilité des déchets, prévention des pollutions et des nuisances.

5.2  Le Fournisseur déclare les substances soumises au règlement REACH, notamment les substances extrêmement préoccupantes présentes à plus de 0,1 % en masse, et celles figurant sur les listes de substances interdites ou déclarables des clients d'ESM. Il garantit l'absence de mercure dans les fournitures et communique les fiches de données de sécurité.

5.3  Le Fournisseur s'inscrit dans une démarche de réduction de ses consommations d'énergie, de ses émissions de gaz à effet de serre et de ses déchets, et communique à ESM, sur demande, les données nécessaires aux obligations de reporting de ses clients.

5.4  Le Fournisseur met en œuvre un devoir de diligence raisonnable sur les minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque et fournit, sur demande, un rapport au format CMRT ou équivalent.

Article 6 – Contrôle des exportations, sanctions et origine

6.1  Le Fournisseur déclare la classification de ses fournitures au regard du contrôle des exportations, leur pays d'origine et leur pays d'expédition, et obtient les autorisations nécessaires.

6.2  Le Fournisseur garantit qu'il n'est pas, et qu'aucun de ses dirigeants, actionnaires de contrôle ou sous-traitants n'est, visé par une mesure de gel des avoirs ou de sanction des Nations unies, de l'Union européenne, des États-Unis ou du Royaume-Uni, et qu'aucune fourniture ne provient d'un territoire ni d'une entité sous sanction.

6.3  Le Fournisseur s'interdit toute vente, exportation ou réexportation, directe ou indirecte, de biens soumis à des mesures restrictives vers un territoire ou un usage interdit, et informe ESM sans délai de tout manquement.

Article 7 – Confidentialité, données personnelles et cybersécurité

7.1  Le Fournisseur protège les informations et les données techniques d'ESM et de ses clients, ne les utilise que pour l'exécution des commandes et ne les communique à aucun tiers sans l'accord écrit préalable d'ESM. Les accords de confidentialité signés entre les parties, notamment le formulaire R01-P07-F04, s'appliquent en complément.

7.2  Le Fournisseur n'utilise aucune information ni donnée technique d'ESM ou de ses clients pour entraîner, paramétrer ou enrichir un système d'intelligence artificielle, ni ne les dépose sur un service tiers non approuvé par ESM.

7.3  Le Fournisseur met en œuvre des mesures de sécurité de l'information proportionnées : contrôle des accès, sauvegardes, protection des postes, chiffrement des échanges et sensibilisation du personnel. Il informe ESM dans les deux (2) jours ouvrés de tout incident susceptible d'affecter ses informations, ses données techniques ou la continuité des livraisons.

7.4  Le Fournisseur traite les données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable, notamment la loi organique tunisienne n° 2004-63 et, lorsqu'il s'applique, le règlement général sur la protection des données.

Article 8 – Répercussion à la chaîne d'approvisionnement

Le Fournisseur porte les engagements de la présente charte à la connaissance de ses propres fournisseurs et sous-traitants intervenant pour les commandes d'ESM, leur impose des exigences au moins équivalentes et s'assure de leur respect. Il tient compte, dans le choix et l'évaluation de ses sources, de leur conduite éthique, sociale et environnementale.

Article 9 – Alerte et signalement

9.1  Le Fournisseur informe ESM, par l'intermédiaire de son interlocuteur achats, du référent éthique d'ESM ou de l'adresse contact@esm.com.tn, de tout manquement à la présente charte dont il aurait connaissance dans la relation avec ESM.

9.2  ESM traite les signalements de manière confidentielle. Aucune mesure de rétorsion, de rupture ni de représailles ne peut être prise à l'encontre du Fournisseur ou de la personne à l'origine d'un signalement effectué de bonne foi.

9.3  Le Fournisseur met à la disposition de son propre personnel un moyen de signaler les manquements à l'éthique, ou l'informe de la possibilité de s'adresser à ESM.

Article 10 – Preuve, évaluation et audit

10.1  Le Fournisseur répond aux questionnaires d'ESM et de ses clients relatifs à la conduite des affaires, à la responsabilité sociétale et à la sécurité de l'information, et participe, lorsque cela lui est demandé, aux évaluations de la filière, notamment EcoVadis et Aero Excellence, dans la limite de ce qui est proportionné à sa taille et à son activité.

10.2  Le Fournisseur accorde à ESM, à ses clients et aux autorités le droit d'accès prévu à l'annexe A des conditions générales d'achat, y compris pour vérifier le respect de la présente charte, et conserve les enregistrements correspondants.

10.3  ESM limite ses demandes d'informations à ce qui est nécessaire et proportionné, en tenant compte de la taille du Fournisseur.

Article 11 – Manquement

Tout manquement à la présente charte est porté à la connaissance du Fournisseur, qui en analyse les causes et met en œuvre un plan d'action. Selon sa gravité, un manquement peut entraîner la suspension des consultations et des commandes, le retrait du panel fournisseurs, ainsi que la résiliation des commandes en cours dans les conditions de l'article 26 des conditions générales d'achat. Les manquements relevant de la fraude, de la corruption, de la livraison de pièces contrefaites, du travail forcé ou d'une violation des sanctions internationales entraînent la rupture immédiate de la relation.

Article 12 – Durée, évolution et documents applicables

12.1  La charte prend effet à sa signature et demeure applicable pendant toute la durée de la relation d'affaires. Elle n'est opposable au Fournisseur que dans la version qui lui a été communiquée ; tout nouvel indice lui est transmis et signé.

12.2  La charte se lit avec les conditions générales d'achat R01-P03-F01 et la procédure R01-P09 « Exigences génériques pour les fournisseurs », communiquées avec elle et consultables à l'adresse https://esm-tunis.odoo.com/purchase-terms.

12.3  La charte est établie en français et en anglais ; en cas de divergence, la version française prévaut. Elle est régie par le droit tunisien.

ENGAGEMENT DU FOURNISSEUR

Le Fournisseur déclare avoir pris connaissance de la présente charte, en accepter l'intégralité des engagements, les faire appliquer par son personnel et ses sous-traitants, et informer ESM de tout événement susceptible d'en compromettre le respect.

☐  Le Fournisseur adhère sans réserve à la charte éthique fournisseurs d'ESM (R01-P03-F02, indice 00).

☐  Le Fournisseur dispose de son propre code de conduite, dont il joint une copie ; il confirme que celui-ci couvre des engagements au moins équivalents.

Signé par voie électronique à la date de la dernière signature figurant au certificat de signature ou, en cas de signature manuscrite, en deux (2) exemplaires originaux, un pour chaque partie.

SUPPLIER CODE OF CONDUCT

Business conduct commitments required from every supplier and service provider of ESM

R01-P03-F02 · Issue 00 — Supplier No. (ESM register):  

THE UNDERSIGNED SUPPLIER:

Company name:  

Legal form and country of registration:  

Registered office address:  

Registration number (RNE, company register or equivalent):  

Scope of supply (products, processes, sites):  

hereinafter the “Supplier”, represented by the duly authorised person whose name and title appear in the signature block below,

adheres to this code for the benefit of ENGINEERING SOLUTION AND MACHINING – ESM, a limited liability company (SARL) incorporated under the laws of Tunisia with a share capital of TND 3,400,000, registered with the Tunisian National Business Register under unique identifier No. 1651311R, having its registered office at Industrial Building No. 4, Cité El Mzoughi, ZI Bir El Kassaâ, 2059 Ben Arous, Tunisia, hereinafter “ESM”.

RECITALS

ESM machines precision parts and sub-assemblies for the aerospace, space and defence industries, under a quality management system certified to EN 9100 and ISO 9001. ESM's prime contractors impose on it commitments regarding business conduct, respect for human rights, environmental protection, export control and information security, which ESM flows down to its supply chain.

This code sets out the minimum commitments required from every supplier and service provider of ESM. It does not replace the Supplier's legal obligations, which continue to apply where they are more demanding.

Article 1 – Scope and status of the code

1.1  This code applies to every business relationship between ESM and the Supplier, whatever the nature of the supply or service, and to the Supplier's directors, employees, temporary staff, agents and sub-tier suppliers working for ESM.

1.2  The code forms part of the contract documents listed in Article 3 of ESM's general terms and conditions of purchase R01-P03-F01. In the event of conflict, the most protective provisions apply.

1.3  The Supplier signs the code before the first order, or at the latest during its qualification, and renews it at each new issue. The signed copy is retained by ESM for the duration of the relationship and for ten (10) years thereafter.

Article 2 – Business ethics, anti-corruption and influence peddling

2.1  The Supplier refrains from any form of corruption, active or passive, public or private, and from influence peddling: no payment, gift, hidden commission, advantage or service may be offered, promised, solicited or accepted in order to obtain or retain business or an undue advantage. Facilitation payments are prohibited.

2.2  The Supplier complies with applicable anti-corruption legislation, in particular Tunisian law, the UK Bribery Act 2010 and the US Foreign Corrupt Practices Act where applicable, and with the commitments flowed down to it by its own customers.

2.3  Gifts and hospitality towards ESM personnel are prohibited beyond symbolic customs. Any gift or invitation worth more than fifty (50) Tunisian dinars is declined or, where it cannot be declined, reported without delay to ESM's ethics officer for entry in the gift register.

2.4  The Supplier declares to ESM, before the order and as soon as it arises, any actual or apparent conflict of interest: family, personal, financial or shareholding links between its directors or employees and an ESM employee, or any other situation liable to influence a purchasing decision.

2.5  The Supplier complies with competition law: no price fixing, market sharing, bid rigging or exchange of commercially sensitive information with its competitors. It also complies with applicable anti-money-laundering and counter-terrorist-financing rules.

Article 3 – Integrity of supplies, fraud and counterfeit part prevention

3.1  The Supplier delivers only genuine, new products conforming to the order, sourced from the original manufacturer or its authorised distributors. It does not falsify, alter or reissue any certificate, test report or record.

3.2  The Supplier implements a process for the prevention and detection of suspect and counterfeit parts. Any suspect part is quarantined, immediately reported to ESM and, following a decision, rendered irreversibly unusable; it is under no circumstances returned to the commercial supply chain.

3.3  The Supplier reports to ESM without delay any event, defect or doubt liable to affect product safety, including after delivery, as well as any non-conformity detected on a supply already delivered.

3.4  No commercial pressure, schedule constraint or performance target may justify concealing a non-conformity, falsifying a record or delivering a non-conforming part.

Article 4 – Human rights and working conditions

4.1  The Supplier respects human rights and the fundamental conventions of the International Labour Organization. It prohibits forced and compulsory labour, debt bondage, human trafficking and the withholding of identity documents, as well as child labour.

4.2  The Supplier applies a non-discrimination policy and prohibits all harassment and violence at work. It respects freedom of association and the right to collective bargaining, working time and rest regulations, and pays at least the applicable statutory or collectively agreed minimum wage.

4.3  The Supplier provides health and safety conditions compliant with regulation: risk assessment, training, protective equipment, prevention of accidents and occupational diseases.

4.4  The Supplier does not use undeclared labour and provides ESM, on request, with the social security and tax certificates referred to in Article 15.5 of the general terms and conditions of purchase. The Supplier is informed that Regulation (EU) 2024/3015 will prohibit, from 14 December 2027, the placing on the Union market of products made with forced labour.

Article 5 – Environment

5.1  The Supplier complies with the environmental regulations applicable to its activities: operating permits, emissions and discharges, waste management and traceability, prevention of pollution and nuisance.

5.2  The Supplier declares substances subject to the REACH Regulation, in particular substances of very high concern present above 0.1% by weight, and those appearing on ESM's customers' lists of prohibited or declarable substances. It warrants that the supplies are free of mercury and provides safety data sheets.

5.3  The Supplier pursues the reduction of its energy consumption, greenhouse gas emissions and waste, and provides ESM, on request, with the data required for its customers' reporting obligations.

5.4  The Supplier exercises due diligence on minerals originating from conflict-affected and high-risk areas and provides, on request, a report in CMRT format or equivalent.

Article 6 – Export control, sanctions and origin

6.1  The Supplier declares the export control classification of its supplies, their country of origin and their country of shipment, and obtains the necessary authorisations.

6.2  The Supplier warrants that neither it nor any of its directors, controlling shareholders or sub-tier suppliers is subject to asset-freezing or sanctions measures of the United Nations, the European Union, the United States or the United Kingdom, and that no supply originates from a sanctioned territory or entity.

6.3  The Supplier refrains from any sale, export or re-export, directly or indirectly, of goods subject to restrictive measures to a prohibited territory or use, and informs ESM without delay of any breach.

Article 7 – Confidentiality, personal data and cybersecurity

7.1  The Supplier protects the information and technical data of ESM and its customers, uses them solely to perform the orders and discloses them to no third party without ESM's prior written agreement. Confidentiality agreements signed between the parties, in particular form R01-P07-F04, apply in addition.

7.2  The Supplier uses no information or technical data of ESM or its customers to train, configure or enrich an artificial intelligence system, and uploads none to a third-party service not approved by ESM.

7.3  The Supplier implements proportionate information security measures: access control, backups, endpoint protection, encryption of exchanges and staff awareness. It informs ESM within two (2) working days of any incident liable to affect its information, technical data or delivery continuity.

7.4  The Supplier processes personal data in accordance with applicable regulation, in particular Tunisian Organic Law no. 2004-63 and, where applicable, the General Data Protection Regulation.

Article 8 – Flow-down to the supply chain

The Supplier brings the commitments of this code to the attention of its own suppliers and sub-tier suppliers working on ESM orders, imposes at least equivalent requirements on them and ensures compliance. It takes their ethical, social and environmental conduct into account when selecting and assessing its sources.

Article 9 – Reporting and speak-up

9.1  The Supplier informs ESM, through its purchasing contact, ESM's ethics officer or the address contact@esm.com.tn, of any breach of this code of which it becomes aware in the relationship with ESM.

9.2  ESM handles reports confidentially. No retaliation, termination or reprisal may be taken against the Supplier or against the person making a report in good faith.

9.3  The Supplier provides its own personnel with a means of reporting ethical breaches, or informs them that they may contact ESM.

Article 10 – Evidence, assessment and audit

10.1  The Supplier answers ESM's and its customers' questionnaires on business conduct, corporate responsibility and information security, and takes part, where requested, in sector assessments, in particular EcoVadis and Aero Excellence, to the extent proportionate to its size and activity.

10.2  The Supplier grants ESM, its customers and the authorities the right of access provided for in Annex A of the general terms and conditions of purchase, including to verify compliance with this code, and retains the corresponding records.

10.3  ESM limits its information requests to what is necessary and proportionate, taking the Supplier's size into account.

Article 11 – Breach

Any breach of this code is notified to the Supplier, which analyses its causes and implements an action plan. Depending on its seriousness, a breach may lead to the suspension of enquiries and orders, removal from the supplier panel, and termination of current orders under Article 26 of the general terms and conditions of purchase. Breaches involving fraud, corruption, delivery of counterfeit parts, forced labour or a violation of international sanctions result in immediate termination of the relationship.

Article 12 – Term, changes and applicable documents

12.1  The code takes effect on signature and applies throughout the business relationship. It is binding on the Supplier only in the version communicated to it; each new issue is transmitted and signed.

12.2  The code is read together with the general terms and conditions of purchase R01-P03-F01 and the procedure R01-P09 “Generic requirements for suppliers”, provided with it and available at https://esm-tunis.odoo.com/purchase-terms.

12.3  The code is drawn up in French and English; in the event of discrepancy, the French version prevails. It is governed by Tunisian law.

SUPPLIER'S COMMITMENT

The Supplier declares that it has read this code, accepts all of its commitments, will ensure that they are applied by its personnel and sub-tier suppliers, and will inform ESM of any event liable to compromise compliance with them.

☐  The Supplier adheres without reservation to ESM's Supplier Code of Conduct (R01-P03-F02, issue 00).

☐  The Supplier has its own code of conduct, a copy of which is attached; it confirms that this code covers at least equivalent commitments.

Signed electronically on the date of the last signature shown on the signature certificate or, where signed by hand, in two (2) original counterparts, one for each party.